Privacyverklaring

In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens Aerqen verwerkt, waarom, op welke rechtsgrond, hoelang, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke is Kaan Arif Palit, eenmanszaak in oprichting (start januari 2027), handelend onder de commerciële benaming Aerqen, met zetel te Achtenkouterstraat 3, 9041 Oostakker. Het ondernemingsnummer vermelden we hier zodra de onderneming is ingeschreven. Je bereikt ons via aerqen.info@gmail.com of op +32 493 17 65 77. Een functionaris voor gegevensbescherming is niet aangesteld; vragen over privacy beantwoorden we rechtstreeks.

2. Welke gegevens verwerken we?

Offerteaanvragen en contact

Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, gemeente of postcode en je bericht, zoals je ze invult in het contactformulier. Het formulier verstuurt je bericht via onze server per e-mail naar ons (een mailbox bij Google/Gmail) en bewaart het ook in onze beheeromgeving (opslag bij Netlify), zodat geen aanvraag verloren gaat. Enkel wij hebben daar toegang toe. Doel: je vraag beantwoorden en een offerte opmaken. Rechtsgrond: maatregelen op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG) en ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden (art. 6.1.f AVG). Bewaartermijn: in de beheeromgeving worden berichten automatisch na 12 maanden gewist; in onze mailbox bewaren we ze 12 maanden na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst volgt (zie hieronder).

Klanten

Gegevens: naam, adres, contactgegevens, btw-nummer (bij bedrijven), gegevens over de installatie (toestel, koudemiddel, onderhoud, lekcontroles), offertes, facturen en betalingsstatus. Doel: de overeenkomst uitvoeren, factureren, onderhoud en controles opvolgen en onze wettelijke verplichtingen naleven. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) en wettelijke verplichtingen (art. 6.1.c AVG), zoals de boekhoudkundige en btw-verplichtingen en de registratie van koudemiddelen. Bewaartermijn: facturen 10 jaar (btw-wetgeving), te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitgifte; de boekhouding en andere boekhoudkundige stukken 7 jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de afsluiting van het boekjaar; de koudemiddelregistratie zolang de wet dat vereist (minstens 5 jaar); overige klantgegevens tot 3 jaar na het einde van de relatie, tenzij een langere termijn nodig is om een rechtsvordering te kunnen instellen of verdedigen.

Accounts voor Aerqen Beheer en de zoeker

Gegevens: naam, e-mailadres, een versleutelde vorm van je wachtwoord (we kunnen je wachtwoord zelf niet lezen), de datum van je aanvraag, je goedkeuringsstatus en de periode waarvoor je toegang hebt. Bij een nieuwe registratie sturen wij je een bevestigingsmail en ontvangen wij zelf een e-mailmelding met je naam en e-mailadres. Om te voorkomen dat de gratis proefperiode herhaaldelijk wordt gebruikt, bewaren we een niet-leesbare vingerafdruk (hash) van je e-mailadres zolang je account bestaat. Doel: de toegang beoordelen, beheren en beveiligen. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst of maatregelen op jouw verzoek (art. 6.1.b AVG). Bewaartermijn: zolang je toegang hebt en daarna 12 maanden, of tot je vraagt je account te verwijderen. De bedrijfsgegevens die je in Aerqen Beheer invoerde, verwijderen we binnen 90 dagen na het einde van je toegang. Een afgewezen aanvraag bewaren we 3 maanden.

Technische gegevens

Onze hostingprovider verwerkt technische gegevens zoals je IP-adres in serverlogs om de website veilig en beschikbaar te houden. Om misbruik van het contactformulier, de registratie en de beheerpagina te beperken houden we kortstondig (maximaal 1 uur) een teller bij per IP-adres, in gehashte vorm. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de dienst te beveiligen (art. 6.1.f AVG).

Verplicht of vrijwillig?

Je bent niet verplicht om gegevens mee te delen, maar zonder de gegevens hierboven kunnen we geen offerte opmaken, geen overeenkomst uitvoeren en geen account beheren. We nemen geen beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en we maken geen profielen van bezoekers. Onze diensten richten zich tot volwassenen en professionals.

3. Gegevens in Aerqen Beheer

Gebruikers van Aerqen Beheer voeren daar gegevens van hun eigen klanten in (namen, adressen, installaties, afspraken, werkbonnen met foto's en handtekening, onderhoudscontracten, offertes, facturen, koudemiddelregistraties). Aerqen verstuurt zelf nooit berichten naar die klanten; de gebruiker contacteert ze zelf met zijn eigen e-mailadres, WhatsApp of telefoon. Foto's worden apart en afgeschermd opgeslagen en samen met het account gewist. Voor die gegevens is de gebruiker zelf verwerkingsverantwoordelijke en is Aerqen verwerker. Aerqen verwerkt die gegevens enkel om de dienst te leveren, volgens de instructies van de gebruiker en de verwerkersovereenkomst in bijlage bij de algemene voorwaarden. Elke gebruiker heeft eigen, afgeschermde gegevens; andere gebruikers kunnen ze niet inzien. Als beheerder kan Aerqen de facturen, offertes en voorraad van een gebruiker alleen-lezen raadplegen. Elke inzage wordt vastgelegd. We gebruiken die toegang enkel voor het beheer van de dienst, ondersteuning, controle van de facturatie van de dienst en wettelijke verplichtingen.

Wie de module Planning postrondes gebruikt, bewaart de planning in de browser van het eigen toestel; wij bewaren die gegevens niet op onze servers. Bij het opzoeken van adressen kunnen de ingetypte adressen wel doorgestuurd worden naar de externe kaartdiensten Photon (Komoot) en Nominatim (OpenStreetMap), zie hieronder. Als gebruiker beslis je zelf welke adressen je daarin invoert en of je daarvoor de toestemming of het recht hebt.

Ben je gebruiker van Aerqen Beheer? Dan moet je zelf je klanten informeren over de verwerking van hun gegevens.

4. Cookies en lokale opslag

We plaatsen geen tracking-, analyse- of advertentiecookies. Wanneer je inlogt, bewaart je browser een inlogsleutel in de lokale opslag van je toestel zodat je ingelogd blijft; je browser onthoudt ook welke taal je koos en, in de zoeker, welk deel je het laatst koos en of je de lichte of donkere weergave verkiest. Beide zijn strikt noodzakelijk voor de werking van de dienst waar je zelf om vraagt en vereisen daarom geen toestemming. Ze verdwijnen als je uitlogt of de gegevens van je browser wist.

5. Met wie delen we gegevens?

We verkopen geen persoonsgegevens. We schakelen de volgende verwerkers in: Netlify, Inc. voor hosting en opslag van de website en de gegevens van Aerqen Beheer, en Google (Gmail) voor de e-mail van het contactformulier en de meldingen van nieuwe aanvragen. Wie de module Planning postrondes gebruikt, stuurt bij het zoeken van adressen die adressen naar Photon (Komoot GmbH, Duitsland) en Nominatim (OpenStreetMap Foundation, Verenigd Koninkrijk). Deze leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; doorgifte gebeurt op basis van de waarborgen waarin de AVG voorziet (zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen). Verder delen we gegevens enkel wanneer de wet dat vereist of met professionele adviseurs zoals onze boekhouder, onder een geheimhoudingsplicht.

6. Beveiliging

De verbinding met onze website is versleuteld (HTTPS). Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen. Elke gebruiker kan enkel zijn eigen gegevens opvragen en de beheerinterface is afgeschermd met een afzonderlijk wachtwoord. Toch bestaat er geen perfecte beveiliging; meld een vermoeden van een probleem meteen via aerqen.info@gmail.com. Bij een inbreuk op persoonsgegevens met een risico voor jou brengen we jou en, waar nodig, de toezichthouder op de hoogte.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, verbetering, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang. Stuur je vraag naar aerqen.info@gmail.com; we antwoorden binnen een maand. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen. Sommige gegevens kunnen we niet onmiddellijk wissen omdat de wet ons verplicht ze te bewaren, zoals facturen.

Ben je niet tevreden? Dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Je kan ook naar de bevoegde rechtbank stappen.

8. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.