Algemene voorwaarden

Deel A: installatie, onderhoud en herstellingen

1. Wie wij zijn en toepassing

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en leveringen van Kaan Arif Palit, eenmanszaak in oprichting (start januari 2027), handelend onder de commerciële benaming Aerqen, met zetel te Achtenkouterstraat 3, 9041 Oostakker; ondernemingsnummer en btw-gegevens vermelden we hier zodra de onderneming is ingeschreven (hierna “Aerqen”). Een afwijking geldt enkel als ze schriftelijk is overeengekomen. Voor consumenten gelden daarnaast de dwingende wettelijke bepalingen; die gaan voor als ze gunstiger zijn dan deze voorwaarden. Onze offertes verwijzen naar deze voorwaarden en de klant kan ze op onze website raadplegen.

2. Offertes en totstandkoming

Een offerte is geldig tot de datum die erop staat. De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant de offerte ondertekent of schriftelijk aanvaardt. Prijzen in offertes voor consumenten zijn inclusief btw; prijzen voor ondernemingen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Het toegepaste btw-tarief staat op de offerte. Het verlaagd btw-tarief van 6% geldt enkel als aan de wettelijke voorwaarden is voldaan; de klant bevestigt dat op het document. Blijkt dat niet zo te zijn, dan is de klant het btw-verschil verschuldigd.

3. Herroepingsrecht van consumenten

Wordt de overeenkomst met een consument buiten onze verkoopruimte gesloten (bijvoorbeeld bij de klant thuis), dan heeft de consument 14 kalenderdagen om zonder opgave van reden de overeenkomst te herroepen. We bezorgen daarvoor een modelformulier voor herroeping. We beginnen met de uitvoering binnen die termijn enkel op uitdrukkelijk verzoek van de consument; herroept hij daarna, dan betaalt hij een bedrag naar verhouding van wat al is uitgevoerd. Waar de wet een uitzondering voorziet (bijvoorbeeld bij dringende herstellingen op uitdrukkelijk verzoek van de consument) geldt het herroepingsrecht niet.

4. Voorschot en betaling

Bij bestelling is een voorschot verschuldigd van 30% van de prijs, tenzij de offerte iets anders vermeldt. Is de overeenkomst met een consument buiten onze verkoopruimte gesloten (bijvoorbeeld bij de klant thuis), dan vragen we het voorschot pas na afloop van de herroepingstermijn van 14 dagen, tenzij de consument uitdrukkelijk vraagt om de werken vroeger te laten starten. Het saldo is betaalbaar uiterlijk 14 dagen na de oplevering voor consumenten en 30 dagen na de factuurdatum voor ondernemingen, tenzij de factuur een andere termijn vermeldt. Tussen ondernemingen bedraagt de betaaltermijn nooit meer dan 60 dagen. Betaling gebeurt op het rekeningnummer en met de gestructureerde mededeling op de factuur.

5. Niet-betaling

Klanten die onderneming zijn: bij niet-betaling op de vervaldag zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling verwijlinteresten verschuldigd tegen de wettelijke rentevoet voor handelstransacties, en een forfaitaire schadevergoeding voor invorderingskosten zoals de wet die bepaalt (momenteel 40 euro), onverminderd het recht om bijkomende redelijke invorderingskosten te vorderen.

Consumenten: bij niet-betaling sturen we eerst een kosteloze betalingsherinnering. Tot 14 kalenderdagen na die herinnering rekenen we geen intresten of vergoeding aan. Die termijn begint de dag na de verzending als we de herinnering elektronisch (bijvoorbeeld per e-mail) versturen en op de derde werkdag na de verzending als we ze per post versturen. Betaal je daarna nog niet, dan sturen we een ingebrekestelling en kunnen nalatigheidsinteresten en een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd zijn. Die zijn samen beperkt tot de wettelijke maxima van Boek XIX van het Wetboek van economisch recht (de vergoeding bedraagt ten hoogste 20 euro bij een openstaand saldo tot en met 150 euro, 30 euro plus 10% van het deel boven 150 euro tot 500 euro, en 65 euro plus 5% van het deel boven 500 euro met een maximum van 2.000 euro).

6. Uitvoering en oplevering

Termijnen zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk als bindend vermeld. De klant zorgt voor vrije toegang tot de werkplek, voor de nodige aansluitingen en voor eventueel vereiste toelatingen of vergunningen, tenzij anders afgesproken. De werken gelden als opgeleverd bij ingebruikname of bij ondertekening van het opleveringsdocument. Ondernemingen melden zichtbare gebreken binnen 8 dagen na oplevering schriftelijk. Consumenten melden gebreken zo snel mogelijk nadat ze die hebben vastgesteld; hun wettelijke rechten blijven daarbij volledig gelden.

7. Garantie

Voor consumenten geldt de wettelijke garantie van minstens twee jaar op nieuwe goederen. Voor ondernemingen geldt een garantie van 12 maanden op de uitgevoerde werken, tenzij de offerte iets anders vermeldt. De fabrieksgarantie van het toestel geldt zoals de fabrikant ze bepaalt. Schade door onjuist gebruik, gebrek aan onderhoud of ingrepen door derden valt niet onder de garantie. De wettelijke bescherming tegen verborgen gebreken blijft van toepassing.

8. Eigendomsvoorbehoud

Voor zover wettelijk toegelaten blijven geleverde goederen eigendom van Aerqen tot ze volledig betaald zijn.

9. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot rechtstreekse schade en tot het bedrag van de factuur voor de betrokken werken, behalve bij opzet of zware fout van ons of van onze medewerkers, behalve bij schade aan leven of lichamelijke integriteit en behalve waar de wet een beperking niet toelaat. Voor consumenten geldt deze beperking enkel voor zover de wet dat toelaat.

10. Klachten, overmacht, toepasselijk recht en bevoegdheid

Klachten kan je richten aan aerqen.info@gmail.com. Belgisch recht is van toepassing. Voor geschillen met ondernemingen zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent bevoegd. Voor consumenten gelden de wettelijke bevoegdheidsregels. Als consument kan je je klacht ook gratis voorleggen aan de Consumentenombudsdienst (www.consumentenombudsdienst.be); Aerqen beoordeelt per dossier of het aan die procedure deelneemt. Bij overmacht (een omstandigheid buiten onze wil die de uitvoering onmogelijk of onredelijk bezwaarlijk maakt) worden onze verplichtingen opgeschort voor de duur ervan. Is een bepaling van deze voorwaarden nietig of niet afdwingbaar, dan blijven de andere bepalingen gelden.

Deel B: Aerqen Beheer (software)

11. De dienst

Aerqen Beheer is een online werkomgeving voor installateurs (onder meer klantenbestand, koudemiddelregistratie, offertes en facturen). De dienst is bedoeld voor professioneel gebruik door ondernemingen en zelfstandigen.

12. Account en toegang

Je maakt een account aan via de website en bevestigt je e-mailadres via de link in de bevestigingsmail (48 uur geldig). Voor Aerqen Beheer start daarna automatisch een gratis proefperiode van 14 dagen, zonder betaalgegevens. De proefperiode kan maar één keer per persoon, onderneming of e-mailadres gebruikt worden; Aerqen mag een misbruik (bijvoorbeeld een nieuw account met een ander e-mailadres om opnieuw te starten) weigeren of beëindigen. Tijdens de proefperiode kan je je gegevens niet exporteren of een back-up maken; dat kan zodra je abonnement loopt. De proefperiode eindigt vanzelf zonder verplichting. Andere onderdelen van de website, zoals de oefenzoeker of de planning, activeert Aerqen enkel op aanvraag. Voor andere aanvragen wordt de toegang geactiveerd nadat Aerqen je aanvraag heeft goedgekeurd; Aerqen mag een aanvraag zonder opgave van reden weigeren. Je bent verantwoordelijk voor de geheimhouding van je wachtwoord en voor alles wat met je account gebeurt. Je account is persoonlijk en mag niet gedeeld worden.

13. Abonnement en betaling

Er zijn twee pakketten, alle prijzen exclusief btw en vooraf te betalen. Aerqen Beheer kost 7,50 euro per maand of 60 euro per jaar. Het volledige pakket, met de Boekhoudhulp, bankimport, het Excel-pakket voor de boekhouder en de bewaking van sociale bijdragen, kost 10 euro per maand of 100 euro per jaar. De gratis proef van 14 dagen omvat het volledige pakket en laat geen export van gegevens toe. De gebruiker contacteert zijn klanten steeds zelf, met zijn eigen e-mailadres, WhatsApp of telefoon. Aerqen kan een tekst voorbereiden en het mailprogramma of WhatsApp van de gebruiker openen, maar verstuurt zelf nooit berichten naar klanten van de gebruiker. Het oefenexamen is gratis voor iedereen met een bevestigd account. Aerqen bepaalt per gebruiker tot welke datum de toegang loopt. Na die datum wordt de toegang gesloten tot de volgende periode is betaald; je gegevens blijven in die tussentijd bewaard. Prijswijzigingen delen we minstens 30 dagen op voorhand mee. Je kan per maand opzeggen met een opzegtermijn van 1 maand.

14. Jouw gegevens

De gegevens die je invoert blijven van jou. Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid ervan en voor het naleven van de privacywetgeving ten opzichte van je eigen klanten. Aerqen handelt als verwerker volgens de verwerkersovereenkomst in de bijlage en de privacyverklaring. Als beheerder kan Aerqen je facturen, offertes en voorraad alleen-lezen raadplegen; elke inzage wordt vastgelegd en gebeurt enkel voor het beheer van de dienst, ondersteuning, controle van de facturatie van de dienst en wettelijke verplichtingen. Maak regelmatig een back-up via de functie Back-up/herstel in de software. Na het einde van je toegang bewaren we je gegevens nog 90 dagen, zodat je kan heractiveren of, zodra je abonnement loopt, exporteren; daarna worden ze verwijderd.

15. Geen advies, jouw verantwoordelijkheid

Aerqen Beheer biedt hulpmiddelen en sjablonen voor offertes, facturen, creditnota’s, aanmaningen en Peppol-bestanden. Het is geen boekhoud-, fiscaal of juridisch advies. De Boekhoudhulp helpt je om je administratie te ordenen en voor te bereiden voor je boekhouder; het is geen erkend boekhoudpakket en vervangt een boekhouder niet. Aangiftes (btw, personenbelasting, sociale bijdragen) en de jaarrekening blijven jouw verantwoordelijkheid. Jij blijft verantwoordelijk voor de inhoud van je documenten, het juiste btw-tarief, de wettelijke vermeldingen, de rentevoeten en bedragen die je aanrekent, de tijdige verzending van facturen (ook via Peppol, wat via een Peppol-toegangspunt moet gebeuren) en de naleving van je wettelijke verplichtingen, waaronder de registratie van koudemiddelen en de vereiste certificaten en erkenningen voor je activiteit.

16. Beschikbaarheid en aansprakelijkheid

We doen ons best om de dienst beschikbaar en veilig te houden, maar kunnen geen ononderbroken werking garanderen. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot rechtstreekse schade, en tot maximaal het bedrag dat je de voorbije 12 maanden voor de dienst betaalde, behalve bij opzet of zware fout.

17. Schorsing en einde

Aerqen mag de toegang schorsen of beëindigen bij niet-betaling, misbruik, onrechtmatig gebruik of een beveiligingsrisico. Je kan je gegevens vooraf exporteren via Back-up/herstel.

18. Wijzigingen, toepasselijk recht

Aerqen kan Deel B wijzigen; wijzigingen die jou nadeliger maken, delen we minstens 30 dagen op voorhand mee en je kan dan kosteloos opzeggen. Op Deel B is Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent.

Bijlage: verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG)

Deze bijlage maakt deel uit van Deel B. Door een account aan te vragen en te gebruiken aanvaardt de gebruiker (“verwerkingsverantwoordelijke”) ze. Aerqen is “verwerker”.

1. Voorwerp en duur. Aerqen verwerkt persoonsgegevens voor het leveren van Aerqen Beheer, zolang de gebruiker toegang heeft en tot de gegevens zijn verwijderd of teruggegeven (art. 14).
2. Aard en doel. Hosten, opslaan, tonen en terugbezorgen van de gegevens die de gebruiker invoert, om de gebruiker zijn klantenbestand, koudemiddelregistratie, offertes en facturen te laten beheren.
3. Soort gegevens en betrokkenen. Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, btw-nummer, installatiegegevens, offertes, facturen en betalingsstatus van de klanten en contactpersonen van de gebruiker.
4. Instructies. Aerqen verwerkt de gegevens enkel op gedocumenteerde instructie van de gebruiker (waaronder het gebruik van de software en deze overeenkomst), tenzij de wet iets anders vereist; in dat geval meldt Aerqen dit vooraf, voor zover toegelaten. De gebruiker aanvaardt dat Aerqen als beheerder de gegevens alleen-lezen kan raadplegen (met registratie van elke inzage) voor het beheer van de dienst, ondersteuning en controle van de facturatie van de dienst.
5. Vertrouwelijkheid. Wie bij Aerqen toegang heeft tot de gegevens is gebonden door een geheimhoudingsplicht.
6. Beveiliging. Aerqen neemt passende technische en organisatorische maatregelen, onder meer versleutelde verbindingen, gescheiden gegevens per gebruiker, afgeschermde beheertoegang en geen leesbare wachtwoorden.
7. Subverwerkers. De gebruiker geeft algemene toestemming voor de inschakeling van Netlify, Inc. (hosting en opslag) en Google (e-mail). Aerqen sluit met subverwerkers een overeenkomst met dezelfde verplichtingen en meldt wijzigingen vooraf, zodat de gebruiker bezwaar kan maken.
8. Doorgifte buiten de EER. Enkel op basis van de waarborgen van hoofdstuk V AVG.
9. Bijstand. Aerqen helpt de gebruiker, voor zover redelijk, bij verzoeken van betrokkenen, de beveiliging, meldingen van datalekken en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen.
10. Datalekken. Aerqen meldt een inbreuk op persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging aan de gebruiker, zodat die zijn eigen meldplicht kan nakomen.
11. Einde. Na het einde van de dienst (en de bewaarperiode van 90 dagen uit artikel 14) verwijdert Aerqen de gegevens of bezorgt ze terug, naar keuze van de gebruiker, tenzij de wet bewaring verplicht.
12. Audit. De gebruiker kan de gegevens opvragen die nodig zijn om de naleving aan te tonen, en laat redelijke controles toe met een voorafgaande kennisgeving van minstens 30 dagen.